EEA 郵件歸檔審計

MessageSolution 郵箱遷移

  企業郵件歸檔系統數據挖掘 - EEA 的數據挖掘模塊 在中心平臺上智能地自動捕獲,索引,存儲,搜索和獲取郵件數據信息。無論身在何處,每一個公司員工都可以方便高效地在線查找歸檔后的郵件數據。

   EEA 數據挖掘模塊 與EEA法規遵從模塊,EEA存儲倉庫以及其他EEA模塊無縫的工作在一起,形成了一個高效的訴訟支持體系,有助于幫助公司的律師和從事法規遵從的人員處理訴訟相關的事件,以及應對來自立法機關不斷增加的壓力。EEA數據挖掘有對極大量文檔的處理能力,能夠進行郵件內容搜索的,獲取,查看,重新發送,打印和保存在介質上傳送,而所作這些電子挖掘工作的成本只是傳統供應商做同樣項目的一小部分。

案例研究

MessageSolution 企業郵件歸檔數據挖掘模塊 Vs. 傳統電子挖掘服務

  一個有約1000名員工的企業,從事法規遵從的官員或公司的律師收到了SEC的通知,規定要在48小時內把3年前討論股票期權和福利發放等敏感話題的內部郵件全部提交上去。CIO從律師那里收到請求,IT 經理們就開始為此工作。很快公司就發現一個令人震驚的數字,轉換每個PST文件的平均成本要50多美元(轉換工作外包,電子查找的過程需要轉換PST文件或掃描備份在磁帶上數據,然后找到需要的郵件并打印出來)。一些服務商的報價甚至達到每轉換一個文件100美元。按照每個員工50個文件,每個50美元的報價,在這個有1000名雇員的機構里,挖掘查找數據的費用將會是一個令人震驚的數字,250萬美元。

  傳統方法電子數據查找所產生的高昂代價通常會迫使企業的經理采用另一個相對容易的方法,即向政府付罰款,而這一支出通常會少于電子數據查找所花的費用。而前不久摩根斯坦利的案例就證明了之一企業現象:在美國監管者對其的調查中,因未能保留郵件信息,這家投資銀行不得不支付一千五百萬美元的罰款了事。

  但是有時候迅速支付罰款并不是一些企業想做的。在最近關于美國銀行的著名案例中,電子郵件和電子記錄已經不僅是公司的私有財產,公司還有責任和義務去保留他們。如果沒有適當的郵件保留解決方案用以防止風險的出現是要承擔很大風險的。美國銀行因無法及時按要求找出郵件記錄而付給SEC的一千萬美元的罰款,而這一切是發生在花費了數百萬美元的傳統方法電子查找費用,通過查找備份的磁帶,搜索郵件記錄,但不幸未能找到需要提交給SEC的關鍵性電子郵件和電子記錄之后。

解決之道
  部署EEA系統,其中協同工作在一起的EEA存儲倉庫,法規遵從,搜索等諸多功能模塊將使公司律師能夠從存檔在EEA存儲倉庫中的數百萬封郵件里快速找出關鍵郵件,作為證據回應法規監管要求或法庭命令,證明公司的清白。公司的郵件通訊存檔現在中心化了,郵件的搜索/獲取只需數秒,電子文檔的搜索,取回,生成等操作都在用戶界面友好的平臺上。外包出去掃描備份磁帶或PST文件并生成文檔的傳統電子查找過程,需要更長的生成時間,高得多的成本。完成第二階段的信息保存和存儲管理后,EEA存儲倉庫將消除傳統方法的弊端。很多時候傳統方法查找的結果可能令人失望,如前所述美國銀行的例子,且更不用提為此向查找服務提供商支付的數百萬美元了。

  除了為公司律師提供強有力的訴訟支持外,EEA存儲倉庫還服務于每一個員工。在任何地方,通過互聯網,每個員工都能夠方便靈活訪問獲取他本人的歷史郵件;在重要時刻,如關鍵員工的流動,或需在限定時間內反饋客戶時,人力資源部門和部門經理能夠更好的直接利用那些在EEA存儲倉庫里的郵件數據。銷售人員能在數秒之內查到歷史報價而保住潛在客戶;更新和比較不同版本的設計圖時,產品開發組將不再需要花很長的時間在outlook或PST文件里搜索查找工程師之間的郵件。

  毫無疑問當實施了EEA存儲倉庫后,企業就能夠省下用于法規遵從和滿足訴訟要求的昂貴的傳統方法電子查找費用,同時還能直接立即訪問中央化的企業郵件數據庫,機構面臨的風險大大降低,機構整體的生產力,準確性,和效率都得到提升。

關鍵特性:
■ 全面對數據挖掘策略設置
■ 輕松查看結果
■ WORM技術保證原始文檔不被修改(WORM即Write Once Read Many一次寫入,多次讀出)
■ 智能收集文件夾,優化電子郵件數據,改善深入的分析和分類。


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